Vervoerslogistiek voor evenementen: van 1 tot 100 touringcars

Bij een congres met gasten in verschillende hotels moeten routes en aankomsttijden zorgvuldig op elkaar aansluiten. Van Heugten Tours verzorgt de vervoerslogistiek voor evenementen in heel Nederland. Van één touringcar tot een opdracht met honderd bussen: we brengen het vervoer en de coördinatie samen. U houdt daarbij één centraal aanspreekpunt.

Door onze jarenlange ervaring beschikken we over een netwerk van vaste vervoerspartners. Samen kunnen we grote opdrachten uitvoeren en verschillende soorten voertuigen inzetten.

Daarbij vervullen we ook de rol van vervoersmakelaar. We brengen de benodigde capaciteit bij elkaar, maken afspraken met onze partners en stemmen de uitvoering af op uw programma. Zo kunt u het vervoer bij ons onderbrengen, ook wanneer er meerdere vervoerders aan de opdracht meewerken.

Ons eigen wagenpark en het netwerk daaromheen geven ons de ruimte om het vervoer passend te organiseren. Voor een kleine delegatie én voor een evenement met grote bezoekersstromen.

Het organiseren van grote vervoersstromen is voor ons bekend terrein. In het verleden verzorgden we omvangrijke treinvervangende vervoersoperaties in en rond Den Haag. Daarbij namen we ook de organisatie rondom de inzet van de bussen op ons.

Daarnaast waren we actief bij vervoersopdrachten rond de NAVO-top in Den Haag, Prinsjesdag en verschillende UEFA- en Champions League-wedstrijden.

Bij voetbalwedstrijden kunnen we het vervoer van teams, officials en supporters op elkaar afstemmen. Voor professionele sporters zijn rust, voorbereiding en timing belangrijk. Daarom besteden we aandacht aan de omstandigheden onderweg, zodat een team zich op de wedstrijd kan richten.

Die ervaring nemen we mee bij de voorbereiding van nieuwe opdrachten.

Een goed vervoersschema geeft overzicht. We kijken samen naar het programma, het aantal gasten en de locaties die met elkaar verbonden moeten worden.

Daarbij stemmen we onder meer af:

Bij grote opdrachten kunnen onze vervoerscoördinatoren ter plaatse aanwezig zijn. Zij begeleiden de vervoersstromen en houden via communicatieapparatuur contact met de chauffeurs.

Verandert er iets in het programma, dan kunnen we snel overleggen over de gevolgen voor de uitvoering. Zo blijven de organisatie, coördinatoren en chauffeurs met elkaar verbonden.

Gasten verblijven vaak verspreid over verschillende hotels. Ze reizen naar het congres, bezoeken andere locaties en gaan ’s avonds bijvoorbeeld naar een diner. Ook die ritten moeten aansluiten op het programma.

Daarvoor organiseren we pendeldiensten en shuttles. Afhankelijk van de groepsgrootte en de rit kunnen we luxe minibussen, touringcars, stadsbussen of gelede bussen inzetten.

We hebben ervaring met vervoer van en naar onder andere Marriott, Leonardo Hotels en het Kurhaus. Ook Van der Valk, Novotel en NH Hotels behoren tot de hotels waar we gasten brengen en ophalen.

We denken daarbij mee over zowel de aankomst als het vertrek na afloop. Juist wanneer veel gasten tegelijk weg willen, helpt een duidelijke verdeling van voertuigen, opstapplaatsen en vertrektijden.

Bij vervoerslogistiek voor evenementen hoort ook duidelijke informatie voor de gasten. Zij moeten gemakkelijk kunnen herkennen waar ze instappen en welke bus bij hun bestemming hoort.

Samen met onze partners kunnen we bijvoorbeeld halteborden, vlaggen en bewegwijzering verzorgen. Ook kunnen we de bestemmingsaanduiding op de bussen gebruiken om routes of uw evenement herkenbaar te maken.

Op verzoek vullen we de begeleiding aan met hostessservice. Hostesses kunnen gasten ontvangen bij hotels en opstapplaatsen en hen naar het juiste voertuig begeleiden.

Onze chauffeurs dragen eveneens bij aan de ontvangst. Ze verschijnen representatief in een donkerblauw kostuum met naambadge en hebben aandacht voor gastvrijheid en discretie. Voor internationale gezelschappen kunnen we chauffeurs inzetten die Engels, Duits of Frans spreken.

Zo krijgt uw gast ook onderweg de aandacht die bij uw evenement past.

Den Haag en de regio Haaglanden kennen we goed. Onze chauffeurs komen onder meer bij World Forum, Fokker Terminal, het Louwman Museum en de Broodfabriek. Ook Madurodam, Sportcampus Zuiderpark, Kunstmuseum Den Haag en het stadion van ADO Den Haag zijn vertrouwde locaties.

Die lokale ervaring helpt bij de voorbereiding. Bekendheid met toegangswegen, uitstapplaatsen en de ruimte rondom een locatie is waardevol wanneer meerdere bussen kort na elkaar aankomen.

Daarnaast onderhouden we contacten binnen de Haagse reis- en evenementenwereld. Daardoor kunnen we meedenken over vragen rondom hotels, restaurants en andere locaties.

Ook stemmen we vervoer af met DMC’s, oftewel Destination Management Companies. Deze organisaties kunnen een uitgebreider programma voor uw gasten verzorgen. Wij laten het vervoer daarop aansluiten.

Een congres, internationale sportwedstrijd of grote bedrijfsbijeenkomst vraagt om vervoer dat past bij het programma. Van Heugten Tours denkt vanaf de voorbereiding met u mee en brengt voertuigen, planning en begeleiding bij elkaar.

Neem contact met ons op voor advies of een vrijblijvende offerte. Deel de datum, het verwachte aantal gasten, de locaties en het programma met ons. Dan bekijken we welke inzet en coördinatie uw evenement nodig heeft.

Van het eerste vervoersschema tot de laatste terugrit blijft Van Heugten Tours uw centrale aanspreekpunt.

Expect more! Ook als het groot wordt.